|
Видеокурс на тему технологий эффективного менеджмента от Кирилла Гуленкова построен на трех основных уровнях: базовые знания, оперативный уровень (работа), уровень будущего (сколько денег можно заработать в результате).
Первая тема посвящена такому важному аспекту менеджмента, как планирование. Некоторые современные бизнесмены скептически относятся к планированию, считая его пережитком прошлого и предпочитая в бизнесе импровизировать. Однако речь пойдет не о пресловутых «пятилетках за три года», а о том необходимом этапе организации рабочего процесса, который называется систематизированной подготовкой.
Как строится планирование?
Для начала ставится определенная цель. Цель может быть не только недостижимой, но и малоэффективной, и в этом случае повысить ее эффективность поможет правило «пять К». Итак, цель должна быть:
- конкретная (имеет личностную или общественную значимость);
- количественная (т.е. может быть измерена в каких-то единицах);
- компромиссная (надо использовать для ее достижения все находящиеся в распоряжении – но не извне – человеческие и материальные ресурсы, а также все имеющееся время);
- качественная (необходима интенсивная, максимальная нагрузка);
- конечная (лимитированная во времени).
Пример. Если просто поставить личную цель выучить иностранный язык – цель будет неэффективной. Если же поставить цель исходя из правила «пять К», то получится вот что: я хочу выучить язык, чтобы это помогло моей карьере; я хочу выучить язык в таком объеме, чтобы читать без словаря и объясняться устно; я располагаю временем и средствами для посещения курсов; я готов приложить все усилия для успешного усвоения материала и потратить столько денег на занятия, сколько потребуется; я хочу выучить язык до 31 декабря 2011 года.
Когда цель определена и просчитана, пора переходить к планированию.
У планирования есть следующие основные принципы:
- единство (необходимо сотрудничество всех подразделений как единого целого; простой пример – если один цех делает перчатки на левую руку, а другой на правую, оба изделия должны совпасть);
- участие (каждый, кто каким-то образом занят в процессе, должен внести свою лепту, составить расчет, оставить запись);
- непрерывность (с момента обдумывания и до выполнения);
- гибкость (надо предусмотреть все возможные отклонения от плана, все препятствия для достижения конечного результата);
- максимальная точность (никакой приблизительности по принципу «пол-потолок»).
Характеристики качественного плана таковы:
- определена цель (5 К);
- выделены и уточнены все этапы работы;
- определены точки контроля по результатам каждого этапа;
- расчет времени для реализации каждого этапа (хотя отклонения неизбежны);
- предусмотрены все параллельные и последующие работы во избежание переделок;
- составлен список всех необходимых ресурсов (деньги, люди);
- из предыдущего пункта сделать вывод, каких ресурсов не хватает и как это решить;
- дополнительный список включает всех людей, задействованных в работе и тех, кто может их заменить;
- анализ всего, что может препятствовать выполнению плана, и определение путей обхода этих барьеров;
- предусмотрены альтернативные решения для неясных и проблемных ситуаций.
Следующий этап: составление плана в письменном виде.
Самое удобное – это составить сетевой план-график, а один из лучших способов его составления – диаграмма Ганта.
Диаграмма Ганта представляет собой тип столбчатых диаграмм, иллюстрирующих план проекта. Задача диаграммы – отобразить во времени все действия, этапы в требуемой последовательности.
Как строить диаграмму?
1. Составить перечень действий (мероприятий проекта).
2. Отранжировать все эти действия, мероприятия по времени (по принципу простого приготовления любого блюда: зажечь плиту, поставить сковороду, налить масло, и т.д.)
3. Определить временной промежуток для каждого действия.
4. Составить таблицу: по горизонтали сверху время в днях, месяцах, по вертикали список дел в порядке релевантности во времени.
5. Составить диаграмму: расположить мероприятия в координатной плоскости (действие – кол-во дней; если все действия не умещаются в общее количество времени, значит, надо сократить время для каждого отдельного действия).
6. С помощью стрелок обозначить связи между делами (что из чего следует, чем предопределено).
7. Стрелками обозначить и взаимосвязанные процессы, ресурсы.
8. Обозначить точки контроля (на каждом этапе или его части контроль запланированных расходов, их соответствия ресурсам, необходимость корректировок, пополнений).
9. Построение диаграммы (например, в Microsoft Project).
Обзор подготовила Наталья Зайцева специально для BizAtaka.ru |
