Законченная Работа Сотрудника – новый подход к налаживанию коммуникаций в компании

E-mail
(15 голосов)
менеджмент - персона - персонал

Значение коммуникаций в любой компании сложно недооценивать. Создание успешных коммуникационных связей – одна из важнейших задач управления. Нарушение информационных потоков приводит к закупоркам каналов сообщений непосредственно внутри компании, так и в общении ее с внешним миром. Как результат – угроза существования предприятия в целом.

Все мы понимаем, что одной только информации для успешной работы мало. Информацию надо определенным образом перерабатывать, видоизменять и направлять дальше. Только тогда коммуникативные связи начинают возникать, тем самым обеспечивая существование организации. В связи с этим недостаточная разработанность всей системы коммуникаций на фирме препятствует успешной деятельности.

Сегодняшние тяжелые рыночные условия как никогда наиболее требовательны к тому, чтобы компании искали наилучший подход к своему дальнейшему развитию. И если коммуникационные каналы не будут работать идеально, то надеяться на успешный выход из кризиса особо не приходиться.

Давайте рассмотрим, какие негативные последствия у неправильно налаженных коммуникаций:

1. Руководителям всех уровней, да и рядовым сотрудникам приходится тратить огромное количество времени, чтобы собрать необходимую информацию по определенному вопросу;

2. Информация дублируется, причем неоднократно. Нет никакой последовательности в движении информационного потока. По одному и тому же вопросу сведения могут стекаться с разных постов;

3. Ряд подразделений может страдать от недостатка информации, в то время как другие отделы испытывают серьезнейшую перегрузку разнообразными данными;

4. Рядовые сотрудники не понимают, что от них требуется, так как они мало осведомлены о правильном порядке действии.
Соответственно, информационные каналы закупориваются все сильнее и сильнее.

Это далеко не полный перечень возможных проблем, но, полагаю, даже этого вполне достаточно. Сама по себе коммуникационная сеть нуждается в серьезном пересмотре и поэтапном исправлении. Но сегодня я готова вам предложить очень простой и чрезвычайно действенный способ наладить коммуникации в вашей компании. Только применив этот метод, вы уже через неделю почувствуете, насколько сильно в лучшую сторону изменилась ситуация. В чем же секрет?
Никакого секрета нет. Основа любой коммуникации – Законченная Работа Сотрудника (ЗРС). Обратите внимание – ЗАКОНЧЕННАЯ. Только так, а не иначе.

ЗРС используется тогда, когда в компании возникла какая-то ситуация, требующая решения. И запомните, вы, как руководитель, должны только утверждать или не утверждать ЗРС. Все решения будут принимать ваши сотрудники, ответственные за разные сферы деятельности компании.

Согласитесь, что сейчас по всякой мелочи ваш персонал бежит к вам, ставит вас в известность и умывает руки? Разве это дело? Вы не в состоянии эффективно справиться со всем потоком информации. Пусть это делают ваши сотрудники.

ЗРС, как и любой документ, носит направляющий характер (кому адресовано и от кого), обязательно содержит описание проблемной ситуации, исходные данные и решение (решение сотрудника по этому вопросу!). Заканчивается ЗРС строчками «Утверждаю» и «Не утверждаю», где вы поставите свою подпись после ее рассмотрения.

Если, прочитав ЗРС, вы начали задавать какие-то вопросы, куда-то звонить и что-то выяснять, значит, ЗРС составлена не верно и ее надо отправить на доработку. Вполне вероятно, что в первое время вам придется с каждым сотрудником разбирать, как именно написать ЗРС, но оно того стоит.

Основная причина неполных ЗРС – непонимание того, как подробно излагать информацию. Рассмотрим на примере.

У сотрудника сломался компьютер. Что он делает? Ставит вас в известность и ждет, когда вы эту проблему решите. Не позволяйте вашим сотрудникам действовать именно так. Каждый из них отвечает за свое рабочее место, а, значит, должен самостоятельно пригласить вашего системного администратора, чтобы выяснить, есть ли возможность компьютер починить. Если нет, значит лично узнать, где именно компьютер приобрести в необходимой комплектации и подешевле. В итоге работник должен написать вам ЗРС, где укажет, что компьютер сломан (ситуация), что была проведена диагностика, выявлена невозможность ремонта и найден самый дешевый вариант замены (данные о ситуации). Решение должно звучать так – предлагаю выписать счет у компании «Н» на приобретение нового компьютера и оплатить его. Всё! Вам, как руководителю, делать ничего не надо. Только поставить подпись.

В таком русле должна обрабатываться любая информация, даже если вдруг карандаш надо купить или договор с новым клиентом подписать.

Данный способ коммуникаций не только систематизирует информационный поток, но и научит каждого работника мыслить логически и структурно. К вам же на стол, в конце концов, будут попадать всесторонне информативные сообщения. И наконец-то вы сможете заняться стратегическими задачами, а не решением мелких каждодневных проблем. Не бойтесь перекладывать ответственность на своих работников. Пусть они решают проблему сами. Все равно в итоге одобрять или не одобрять предстоит вам. Но чем дальше, тем меньше ошибок будет делать персонал, тем эффективнее они будут сотрудничать друг с другом. А ведь именно эту цель мы и преследуем.

Использование ЗРС поможет вам устранить самую большую неразбериху, выправить деятельность компании и научить ваших сотрудников правильно общаться друг с другом и с вами. Успешная компания – это информационно стабильная компания. И любая работа в ней должна быть закончена, даже работа рядового сотрудника. Успехов!

 

© biZataka.ru Автор Наталья Карья (Tashka)
При использовании материала гиперссылка на источник Персонал - обязательна !

 

Подписка на новости

Обновления на biZataka.ru